Werkstatt-Termine online vergeben: Zeitfenster statt Uhrzeit

27. Oktober 2026 · 7 Min. Lesezeit

Wer Werkstatt-Termine online vergibt, sollte den Kunden nicht die Uhrzeit buchen lassen, zu der der Mechaniker anfängt, sondern die Zeit, zu der das Auto auf den Hof kommt. Eine Inspektion kann drei Stunden dauern, ein Ölwechsel eine halbe, und bei beiden ist die Frage, ob der Kunde wartet oder das Fahrzeug dalässt. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Annahmezeiten als Zeitfenster festlegen, welche Engpässe neben dem Personal zählen und was bei HU-Terminen, Reifenwechsel und der Abholung zu beachten ist.

Werkstatt-Termine online: was der Kunde eigentlich bucht

Beim Friseur ist der Termin die Zeit, in der der Kunde auf dem Stuhl sitzt. In der Werkstatt gibt es zwei Arten von Aufträgen:

• Der Kunde wartet. Ölwechsel, Räder umstecken, ein kurzer Bremsen-Check. Hier zählt die Uhrzeit, denn der Kunde sitzt im Wartebereich.
• Das Fahrzeug wird abgegeben. Inspektion, Bremsen, Fehlersuche. Der Kunde bringt das Auto morgens und holt es am Nachmittag. Wann genau der Mechaniker anfängt, interessiert ihn wenig, solange es am Abend fertig ist.

Für die zweite Art ist eine exakte Uhrzeit sogar hinderlich. Bucht ein Kunde die Inspektion um 14 Uhr, ist die Hebebühne bis 17 Uhr belegt, und wenn etwas Unerwartetes auftaucht, wird es knapp bis Feierabend. Besser ist ein festes Zeitfenster für die Abgabe, zum Beispiel morgens zwischen 7:30 und 9 Uhr. Der Kunde wählt darin eine Uhrzeit, damit sich die Annahme verteilt. Weil alle großen Aufträge morgens beginnen, sind sie am Nachmittag fertig, und für Unerwartetes bleibt Luft bis Feierabend.

Annahmezeiten als Zeitfenster festlegen

Ein Zeitfenster ist ein Zeitraum, in dem eine bestimmte Leistung online buchbar ist. Er gilt zusätzlich zu den Öffnungszeiten. Eine mögliche Aufteilung:

Achten Sie darauf, dass das Zeitfenster zur Dauer passt. Plant das System die Inspektion mit drei Stunden und muss der Termin vollständig im Fenster liegen, reicht ein Fenster von 7:30 bis 9:00 Uhr nicht. Es muss dann bis mindestens 10:30 Uhr gehen, damit eine Abgabe um 7:30 Uhr möglich ist. Prüfen Sie das bei Ihrem Buchungssystem mit einer Testbuchung.

Lassen Sie im Team mehr zu als online. Ein Stammkunde, der anruft und sein Auto mittags bringen möchte, bekommt den Termin trotzdem, wenn Ihr Meister das so entscheidet. Online dagegen sollen nur die Zeiten erscheinen, die zum Ablauf passen.

Hebebühnen und Prüfstand: Engpässe außer dem Personal

In einer kleinen Werkstatt mit drei Mechanikern und drei Hebebühnen scheint es egal, was knapp wird. Das ändert sich schnell: Ein Auszubildender ist in der Berufsschule, eine Bühne ist mit einem Unfallwagen belegt, auf dem einzigen Achsmessstand steht seit Stunden ein Fahrzeug. Zählt die Online-Buchung nur freie Mitarbeiter, vergibt sie Termine, für die kein Platz da ist.

Prüfen Sie bei jedem Buchungssystem:

• Kann eine Leistung an einen Platz gebunden werden (Hebebühnen, Reifenmontage, Achsmessstand, Klimaservicegerät), und lässt sich die Zahl der gleichzeitigen Plätze einstellen?
• Lassen sich Dinge planen, die keine Person sind, etwa ein Ersatzwagen oder ein Prüftag?
• Kann festgelegt werden, wer welche Arbeit macht, etwa Diagnose nur durch den Meister?
• Sind Mittagspause, Urlaub und Betriebsferien für die Online-Buchung gesperrt?

HU nur, wenn der Prüfer da ist

Die Hauptuntersuchung (HU) machen nicht Sie selbst, sondern ein amtlich anerkannter Sachverständiger oder Prüfer oder ein Prüfingenieur einer Überwachungsorganisation (Anlage VIII Nr. 3.1.1 StVZO). Kommt er in Ihre Werkstatt, kann sie als Prüfstützpunkt dienen, wenn sie die Anforderungen dafür erfüllt: Die Untersuchung läuft dann mit den technischen Einrichtungen einer Kfz-Werkstatt, die in der Handwerksrolle eingetragen ist (Anlage VIIId Nr. 2.2 StVZO). Anders bei der Abgasuntersuchung (AU): Die darf eine dafür anerkannte Werkstatt selbst durchführen (Anlage VIIId Nr. 2.4 StVZO), sie ist also nicht an den Prüfertag gebunden. Für die Online-Buchung heißt das: HU-Termine nur an den Tagen und zu den Zeiten anbieten, an denen der Prüfer tatsächlich im Haus ist, zum Beispiel dienstags und donnerstags vormittags.

Zwei Regeln helfen bei der Erinnerung Ihrer Kunden, Stand Oktober 2026:

• Ein neuer Pkw muss zum ersten Mal nach 36 Monaten zur HU, danach alle 24 Monate (Anlage VIII Nr. 2.1.2.1 StVZO).
• Die Frist endet mit Ablauf des Monats, den die Prüfplakette zeigt (Anlage VIII Nr. 2.3 StVZO). Ein Kunde mit Plakette „11/2026“ hat also bis Ende November Zeit.

Fragen Sie bei der Inspektion nach dem HU-Monat und notieren Sie ihn am Fahrzeug. Dann können Sie beide Termine zusammenlegen, wenn es zeitlich passt.

Räder wechseln: online nur in der Saison

Ein festes Datum für Winterreifen gibt es in Deutschland nicht. § 2 Abs. 3a StVO verlangt passende Reifen bei bestimmten Wetterlagen, nämlich bei Glatteis, Schneeglätte, Schneematsch, Eisglätte oder Reifglätte. Als Winterreifen gelten nach § 36 Abs. 4 StVZO Reifen mit dem Alpine-Symbol, einem Bergpiktogramm mit Schneeflocke.

Für die Planung heißt das: Die Nachfrage kommt in Wellen, im Herbst oft mit dem ersten Frost. Ein Online-Angebot „Räder wechseln“, das nur im Frühjahr und Herbst buchbar ist, lenkt die Kunden in die Wochen, in denen Sie dafür Plätze freihalten. Außerhalb der Saison wechseln Sie Räder nach Absprache am Telefon. Wer Räder einlagert, fragt im Formular die Einlagerungsnummer ab, damit der Satz vor dem Termin bereitliegt.

Was ins Buchungsformular einer Werkstatt gehört

Kurz halten, aber das abfragen, was Sie für die Vorbereitung brauchen:

• Kennzeichen als eigenes Feld, nicht im Freitext. So finden Sie den Termin am Telefon über das Kennzeichen.
• Fahrzeug (Marke, Modell, Motor), damit Teile vorab bestellt werden können.
• Wartet oder gibt ab als Auswahl, nicht als Freitext.
• Kilometerstand bei Inspektion und Ölwechsel.
• Beschreibung des Problems bei Diagnose und Bremsen, mit einem Beispiel wie „Quietschen vorne links beim Bremsen“.

Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse kommen dazu. Eine E-Mail-Adresse brauchen Sie, wenn Sie Bestätigung, Erinnerung und Fertigmeldung per Mail schicken wollen. Wie Kunden Sie überhaupt finden, steht im Beitrag zur Terminbuchung im Google Unternehmensprofil.

Fertig zur Abholung: Kunden Bescheid geben

Bei abgegebenen Fahrzeugen kommt der Anruf „Ist mein Auto fertig?“ fast immer. Einfacher ist es, wenn die Werkstatt von sich aus meldet. Legen Sie fest, welche Leistungen eine Fertigmeldung bekommen (Inspektion, Bremsen, Diagnose; beim Ölwechsel wartet der Kunde ohnehin), und schreiben Sie einen kurzen Text mit Kennzeichen und Abholzeiten. Kunden ohne E-Mail-Adresse rufen Sie an. Wichtig ist, dass im Kalender sichtbar ist, wer schon Bescheid weiß, damit niemand doppelt anruft.

So geht es mit PlanKraft

Wer sich bei PlanKraft registriert, kann die Branche „Kfz-Werkstatt“ wählen. Die Vorlage legt Termin-Typen wie Inspektion (180 Minuten), Ölwechsel, Reifenwechsel, Bremsen und HU/AU an, dazu die Räume „Hebebühnen“ mit drei und „Reifenmontageplätze“ mit zwei Plätzen sowie die Spalten ohne Person „Prüfstelle HU/AU“, „Ersatzwagen 1“ und „Ersatzwagen 2“. Alles lässt sich danach ändern. Räume stehen in PlanKraft für alles, was nur begrenzt gleichzeitig belegt werden kann, also auch Bühnen und Plätze.

Die Einstellungen in der Verwaltung:

• Termin-Typen: Je Typ gibt es das Häkchen „Nur zu bestimmten Zeiten buchbar“, darunter legen Sie je Wochentag Zeitfenster fest. Ein Online-Termin muss vollständig im Fenster liegen. Mit „Gilt auch fürs Team“ ausgeschaltet gilt das Fenster nur online; das Team kann außerhalb buchen, solche Zeiten sind bei der Auswahl gestrichelt markiert. In der Vorlage ist nur HU/AU so beschränkt, auf dienstags und donnerstags von 8 bis 12 Uhr, auch fürs Team. Ein Annahmefenster für Inspektion oder Bremsen legen Sie selbst fest. PlanKraft belegt eine Inspektion ab der gebuchten Zeit für die eingestellte Dauer am Stück.
• Räume: Bei „Plätze gleichzeitig“ stellen Sie ein, wie viele Fahrzeuge parallel auf die Bühnen passen. Sind alle belegt, bietet die Buchungsseite die Zeit nicht an.
• Online-Buchung: Die Angebote „Räder wechseln“ und „Räder wechseln und einlagern“ haben in der Vorlage eine Saison vom 15.03. bis 31.05. und vom 01.10. bis 20.12.; freie Zeiten gibt es nur darin.
• Zusatzfelder: Kennzeichen (online Pflicht), Fahrzeug, Abgabe („Kunde wartet“ oder „Fahrzeug wird abgegeben“), Kilometerstand und Einlagerungsnr., dazu „HU fällig“ als Monat, das nur das Team sieht.
• Buchungsmails: Hier schalten Sie die Erinnerung vor dem Termin ein, 2, 4, 12, 24, 48 oder 72 Stunden vorher (Standard 24).

Bei Typen mit dem Häkchen „Fertigmeldung an Kunden“ öffnen Sie den Termin im Kalender und drücken „Fertig melden“. Mit E-Mail-Adresse geht der Text als Mail mit dem Betreff „Fertig zur Abholung“ an den Kunden. Ohne E-Mail-Adresse markiert PlanKraft den Termin als fertig, zeigt den Hinweis „bitte anrufen“ und den Text als Leitfaden fürs Telefonat. Weitere Funktionen stehen auf der Startseite.

Stand der Angaben: 27. Oktober 2026. Hinweise auf Fehler gern an support@plankraft.net.