Terminplanung in Excel: wann sich eine Alternative lohnt

3. November 2026 · 8 Min. Lesezeit

Für die Terminplanung brauchen Sie nicht immer Software. Wer allein arbeitet und Termine am Telefon oder an der Theke vergibt, kommt mit einem Terminbuch oder einer Excel-Tabelle gut aus. Eine Alternative zu Excel lohnt sich, wenn mehrere Leute gleichzeitig Termine eintragen, wenn Kunden online buchen sollen oder wenn Sie Erinnerungen verschicken wollen. Dazu kommen die Grenzen von Excel im Team und die Datenschutzregeln, die für alle drei gelten. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Wann Terminbuch oder Excel ausreicht

Ein Terminbuch aus Papier hat echte Vorteile. Es funktioniert ohne Strom und Internet, jeder im Betrieb versteht es sofort, und ein Eintrag dauert Sekunden. Eine Excel-Tabelle kommt dazu: Sie können darin suchen, Wochen kopieren und eine Tagesliste ausdrucken.

Beides reicht in der Regel, wenn diese Punkte zutreffen:

• Sie sind allein oder zu zweit, und es trägt immer nur eine Person ein.
• Termine kommen fast nur per Telefon oder persönlich.
• Ihre Kunden erscheinen zuverlässig, Erinnerungen brauchen Sie kaum.
• Das Buch oder die Datei liegt an einem festen Platz, nicht auf mehreren Geräten.

Wenn Sie bei Excel bleiben, bauen Sie die Tabelle als Liste auf, nicht als bunten Wochenplan. Eine Zeile pro Termin mit festen Spalten: Datum, Beginn, Ende, Mitarbeiter, Leistung, Name, Telefonnummer. So können Sie nach Datum sortieren, nach einem Namen filtern und finden am Telefon schnell den Termin von Frau Becker. Ein Wochenraster mit farbigen Zellen sieht übersichtlich aus, lässt sich aber kaum durchsuchen. Speichern Sie außerdem regelmäßig eine Sicherungskopie an einem zweiten Ort.

Terminplanung in Excel: wo die Grenzen liegen

Die Probleme beginnen selten mit der Menge der Termine, sondern mit der Zahl der Leute, die eintragen, und mit den Wegen, auf denen Termine hereinkommen. Ein Vergleich:

Die letzte Zeile ist kein Randthema. Wer auf Software umsteigt, sollte vorher wissen, wie er an einem Tag ohne Internet an seine Termine kommt.

Mehrere Personen in einer Excel-Datei: was Microsoft dazu sagt

Das gleichzeitige Arbeiten an einer Excel-Datei heißt bei Microsoft „gemeinsame Dokumenterstellung“. Die Voraussetzungen stehen in der Microsoft-Hilfe (Stand November 2026):

• Sie brauchen ein Microsoft-365-Abonnement, müssen dort angemeldet sein und eine Excel-Version nutzen, die das unterstützt, etwa die aktuelle Excel für Microsoft 365 oder Excel im Browser.
• Die Datei muss in Microsofts Online-Speicher liegen, also in OneDrive oder einer SharePoint-Online-Bibliothek. Eine Datei auf dem Rechner im Betrieb oder einem USB-Stick genügt nicht.
• Die Datei muss im neueren Format gespeichert sein (.xlsx, .xlsm oder .xlsb). Alte .xls-Dateien gehen nicht.
• Öffnet jemand die Datei mit einer älteren Version, kann das bei allen anderen zu einer Sperrmeldung führen.
• Ändern zwei Personen dieselbe Stelle, gilt in der Regel die zuletzt gespeicherte Änderung. Microsoft empfiehlt deshalb, jedem einen eigenen Bereich der Tabelle zuzuteilen.

Die ältere Funktion „Freigegebene Arbeitsmappe“ beschreibt Microsoft als Funktion mit zahlreichen Einschränkungen, die durch die gemeinsame Dokumenterstellung ersetzt wurde. Mit Excel für Microsoft 365 können Sie außerdem nachsehen, wer was wann geändert hat, für die letzten 365 Tage (in der Microsoft-Hilfe „Show Changes“).

Für die Terminplanung heißt das: Sagen Ihre Mitarbeiterin am Telefon und Sie an der Theke zur selben Minute „Dienstag 10 Uhr passt“, prüft Excel nicht, ob die Uhrzeit schon vergeben ist. Den Eintrag der Kollegin sehen Sie erst, wenn er bei Ihnen angekommen ist. Tragen Sie in verschiedene Zeilen ein, stehen am Ende zwei Kunden zur selben Zeit im Plan. Schreiben Sie in dieselbe Zelle, bleibt einer der beiden Einträge übrig, und den anderen Kunden hat niemand mehr auf dem Zettel. Eigene Bereiche je Person helfen beim Schreiben, aber nicht bei der Frage, ob die Kollegin um 10 Uhr noch frei ist.

Datenschutz gilt für Papier, Excel und Software

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt nicht nur für Software. Sie gilt für automatisierte Verarbeitung, also etwa eine Excel-Datei, und ebenso für nicht automatisierte Verarbeitung, wenn die Daten in einem „Dateisystem“ gespeichert sind (Art. 2 Abs. 1 DSGVO). Gemeint ist eine strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich ist (Art. 4 Nr. 6 DSGVO). Ein nach Tagen geordnetes Terminbuch mit Namen und Telefonnummern kann darunterfallen. Die Ausnahme für rein persönliche oder familiäre Tätigkeiten (Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO) greift für einen Betrieb nicht.

Art. 32 DSGVO verlangt Schutzmaßnahmen, die zum Risiko passen. Genannt sind unter anderem die Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Systeme und die Fähigkeit, Daten nach einem Zwischenfall rasch wiederherzustellen. Im Alltag heißt das zum Beispiel:

• Terminbuch: nicht aufgeschlagen auf der Theke liegen lassen, wo wartende Kunden mitlesen. Nach Feierabend wegschließen.
• Excel: die Datei nicht auf einem privaten Stick oder Handy mitnehmen, den Rechner mit Passwort sperren, regelmäßig eine Sicherung anlegen.
• Software im Internet: Liegen die Daten beim Anbieter, verarbeitet er sie in Ihrem Auftrag und ist damit Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8 DSGVO). Dafür ist ein Vertrag nötig, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der Daten und die betroffenen Personen festlegt (Art. 28 Abs. 3 DSGVO), oft „AVV“ genannt. Fragen Sie vor dem Wechsel danach, und fragen Sie auch, wo die Daten gespeichert werden.

Zusätzliche Vorsicht ist bei Freitext-Notizen geboten. Steht dort etwa ein Hinweis auf eine Erkrankung, sind das Gesundheitsdaten. Deren Verarbeitung ist nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO grundsätzlich untersagt, erlaubt ist sie nur unter den Ausnahmen in Abs. 2. Schreiben Sie in Notizen nur, was Sie für den Termin wirklich brauchen. Das gilt im Terminbuch genauso wie in der Software.

Checkliste: lohnt sich der Umstieg jetzt?

Gehen Sie die Fragen durch. Je mehr Sie mit Ja beantworten, desto eher lohnt sich ein Test mit einer Terminsoftware.

1. Tragen regelmäßig zwei oder mehr Personen Termine ein, auch zur selben Zeit?
2. Ist in den letzten Wochen ein Termin doppelt vergeben worden oder verloren gegangen?
3. Rufen Kunden außerhalb der Öffnungszeiten an oder fragen, ob sie online buchen können?
4. Erscheinen Kunden öfter nicht, und rufen Sie deshalb am Vortag von Hand an?
5. Suchen Sie am Telefon länger nach einem Termin, weil der Kunde das Datum nicht mehr weiß?
6. Arbeiten Sie an mehreren Standorten oder Geräten?

Wenn Sie umsteigen, beginnen Sie in einer ruhigeren Woche. Tragen Sie zuerst alle künftigen Termine aus Buch oder Tabelle in das neue System ein. Neue Termine kommen ab dem ersten Tag nur noch dorthin, sonst entstehen genau die Doppelbuchungen, die Sie vermeiden wollen. Das alte Buch bleibt zwei bis drei Wochen zum Nachschlagen liegen. Wie Kunden später online zu Ihnen finden, steht im Beitrag zur Terminbuchung im Google Unternehmensprofil.

So geht es mit PlanKraft

PlanKraft ist ein Team-Kalender im Browser mit Online-Buchung. Wer allein arbeitet und mit Buch oder Tabelle zufrieden ist, braucht es nicht unbedingt. Für die Grenzen von oben gibt es diese Funktionen:

• Eigene Zugänge: Unter Verwaltung → Team laden Sie Mitarbeitende per Mail ein („Jemanden einladen“), mit der Rolle „Inhaber“ oder „Team“. Inhaber richten bei der ersten Anmeldung eine Zwei-Faktor-Anmeldung ein: zusätzlich zum Passwort ein Code aus einer App auf dem Handy.
• Keine Doppelbuchung: Die Datenbank nimmt für eine Person keinen zweiten Termin an, der sich zeitlich mit einem gebuchten überschneidet, auch wenn zwei Leute im selben Moment speichern.
• Online-Buchung: Unter Verwaltung → Online-Buchung legen Sie Angebote fest und binden die Buchungsseite auf Ihrer Website ein. Online gebuchte Termine stehen im selben Kalender wie die vom Team eingetragenen.
• Erinnerung: Unter Verwaltung → Buchungsmails ist die „Erinnerung vor dem Termin“ voreingestellt, 24 Stunden vorher. Wählbar sind 2, 4, 12, 24, 48 oder 72 Stunden. Sie geht per E-Mail an jeden Termin mit hinterlegter E-Mail-Adresse, außer an Termine, die erst kurz vorher gebucht wurden.
• Ohne Internet: Der Knopf „Drucken“ im Kalender (am Handy das Druckersymbol) druckt einen Tag oder sieben Tage, ohne Notizen und E-Mail-Adressen. Fällt das Internet aus, zeigt die App auf dem Gerät, auf dem Sie zuletzt angemeldet waren, die Termine bis 14 Tage voraus zum Lesen, ohne Notizen. Neue Termine eintragen geht dann nicht.
• Ihre Daten: Unter Verwaltung → Abo lädt „Alle Daten herunterladen“ Termine, Kunden, Abwesenheiten und Einstellungen als JSON-Datei herunter. Das ist ein Format für den Wechsel zu einem anderen Programm, nicht für Excel. Die Datei enthält auch Notizen, bewahren Sie sie sicher auf. Herunterladen können sie nur Inhaber.

Einen Import aus Excel gibt es nicht; vorhandene Termine tragen Sie beim Umstieg von Hand ein. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Liste der Unterauftragsverarbeiter mit den Orten der Verarbeitung finden Sie auf der Website, weitere Funktionen auf der Startseite.

Stand der Angaben: 3. November 2026. Hinweise auf Fehler gern an support@plankraft.net.